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La BDES correspond à la Base de Données Economiques et Sociales. Elle est aussi communément appelée Base de Données Unique (BDU). Obligatoire pour de nombreuses entreprises, elle doit être tenue de manière exhaustive et rigoureuse.
Une obligation légale
Quelles sont les entreprises concernées ?
Toute entreprise de plus de 50 salariés est dans l’obligation de tenir une BDES. Dans le cas où l’organisation se répartirait sur plusieurs sites, c’est l’effectif global qui est retenu. La BDES concentre alors toutes les données au niveau du groupe et les différents sites doivent y avoir accès. Chaque établissement peut par ailleurs décider de se créer sa propre base de données, mais elle sera alors à ajouter à la BDES globale.
À quoi la BDES sert-elle ?
La BDES doit refléter la stratégie de l’entreprise. Elle sert de support au Comité d’Entreprise (CE), pour préparer sa consultation annuelle avec l’équipe dirigeante. L’enjeu est de comprendre les orientations suivies, et leurs conséquences en matière d’emploi et de formation au sein de l’entreprise. Au regard des métiers et des compétences, ainsi qu’en termes d’organisation du travail : recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages.
La sanction encourue
L’employeur ne remplissant pas son obligation de tenue d’une BDES se rend passible d’une amende de 7 500 euros. Dans les cas d’une BDES incomplète ou non actualisée, le comité d’entreprise est en droit de saisir le tribunal de grande instance pour exiger que l’employeur y remédie et communique les éléments manquants.
Qu’est-ce qu’une BDES ?
À qui la BDES doit-elle être accessible ?
Si l’employeur a la charge de concevoir, mettre en place et maintenir à jour la BDES, il doit également organiser ses modalités d’accessibilité, de consultation et d’utilisation.
Ces modalités peuvent faire l’objet d’un accord collectif. Parmi les employés, les membres du CE, les délégués du personnel et/ou syndicaux doivent avoir accès à cette base de données.
Que doit-elle contenir ?
Le contenu de la BDES présente un certain nombre d’éléments. Leur liste peut être complétée par un accord d’entreprise ou de branche. Parmi les incontournables devront figurer les informations suivantes :
- données économiques : CA (Chiffre d’Affaires), valeur ajoutée, résultat net, fonds propres, investissements, endettement, impôts, taxes, aides publiques, cessions ou fusions réalisées…
- données sociales : évolution des effectifs par type de contrat, par catégorie professionnelle mais également par âge et par ancienneté pour les entreprises de plus de 300 salariés. Parité. Emploi des personnes handicapées. Conditions de travail : durée, aménagement. Sous-traitance. Exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité pour les effectifs supérieurs à 300. Rémunération des salariés, des dirigeants et des actionnaires.
Quelle durée doit-elle couvrir ?
Le rôle de la BDES est d’apporter une compréhension exhaustive de la situation de l’entreprise au moment t, mais également à titre rétrospectif et prospectif. Aussi ces données doivent couvrir :
- les 2 années précédentes,
- l’année en cours,
- les 3 années suivantes sous forme de perspectives.
Comment procéder concrètement ?
Coupler les données
Le CE dispose déjà d’éléments qui lui sont transmis de façon récurrente : demandes de congés et de temps partiel, bilan de la situation de santé, bilan sécurité… Autant de données sociales à basculer pour venir, chaque fin d’année, actualiser et compléter la BDES.
Les réunir dans un outil unique
Pour s’acquitter de son obligation de tenue et de mise à jour de la BDES, l’entreprise a tout intérêt à l’associer à sa gestion quotidienne du personnel. Une entreprise, à partir de cinquante salariés, a eu à mettre en place un certain nombre de processus pour fonctionner. Le service en charge de l’administration du personnel reçoit des demandes, des justificatifs d’absence… Ces échanges peuvent se produire au sein de l’ERP (Entreprise Resource Planning) ou au sein d’un module RH (Ressources Humaines) dédié.
Un outil qui remplit une double fonction
Il existe des outils adaptés tels que Zéphir pour permettre à votre entreprise d’optimiser sur les deux tableaux :
- le SIRH (Système d’Informations de Ressources Humaines) collecte et conserve les données sociales de l’entreprise,
- la solution facilite les échanges entre le personnel et les fonctions support : les demandes sont dématérialisées, les protocoles de décision raccourcis, la préparation des entretiens facilitée…
La BDES, ainsi connectée au SIRH, se met naturellement à jour de l’ensemble des données sociales requises. Nul besoin d’y consacrer le temps et l’énergie d’un membre de l’administration, l’outil réalise en grande partie le travail. Et l’employeur est ainsi à même de fournir au CE l’ensemble des éléments à jour.
La base de données unique est une obligation pour l’entreprise. Si elle peut paraître contraignante ou laborieuse à mettre en œuvre, elle l’est bien moins dès qu’on lui associe les fonctionnalités d’un SIRH adapté.
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