Panne chez OVH: une belle frayeur pour l’hébergeur français.
Toute entreprise, au-delà d’une certaines tranche d’effectif, doit gérer des notes de frais issues de leurs équipes. Direction, managers ou opérationnels, bien que la quantité de notes de frais gérées dépende du nombre de salariés et du secteur d’activité (on note qu’à effectif égal, les entreprises de services émettent plus de notes de frais que les entreprises du secteur industriel), ce processus a priori simple ne doit pas être pris à la légère …
Notes de frais : 4 erreurs que repère l’URSSAF
Erreur 1 : Ne pas suffisamment justifier une dépense
3 règles doivent être respectées afin qu’une entreprise soit remboursée de ses frais. Tout d’abord, les frais doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de l’activité afin d’être justifiés. Ensuite, les frais doivent être jugés « raisonnables » par l’Administration fiscale et surtout doivent pouvoir être accompagnés par les justificatifs originaux d’achat : factures, notes détaillées… Le saviez-vous ? Si vous invitez un prospect ou un client lors d’un repas d’affaire vous devez indiquer, au dos le nom du client, sa fonction et le nom de sa société.
Erreur 2 : Dépasser la limite d’exonération
Les remboursements de frais sont exonérés de charges sociales dans une certaine limite. Il est possible de trouver auprès de l’URSSAF le récapitulatif des parts de remboursements exonérés de cotisations sociales.
Le saviez-vous ? Les frais concernant les mobiles professionnels, internet, box … aussi appelés les « frais NTIC » sont remboursées jusqu’à 50 % des sommes engagées. Pour en savoir plus sur les frais NTIC, cliquez ici.
Erreur 3 : Ne pas distinguer indemnisation au forfait et remboursement au réel
Lorsqu’un salarié émet une note de frais sur une dépense engagée, vous avez deux choix de remboursement : sur une base forfaitaire ou sur le montant exact avec présentation de justificatifs originaux.
Lorsqu’il s’agit d’un frais émis par le gérant, une seule solution est possible : le remboursement à l’euro près (toujours sur présentation des justificatifs). Il est donc impossible d’opérer un remboursement forfaitaire sauf pour les indemnités kilométriques, en utilisant le barème dédié de l’Administration fiscale. Pour en savoir plus sur les indemnités kilométriques, cliquez ici.
Erreur 4 : Etre un peu trop généreux …
Les frais remboursés doivent être « raisonnables ». Ce terme un peu flou sous-entend une évaluation de la part de l’entreprise. Certains cas sont souvent repérés par l’administration fiscale. Par exemple, le remboursement de plus de 5 repas par mois au titre d’invitation clients pour le compte d’un gérant par exemple, sera considéré comme un avantage en nature. L’administration fiscale réintégrera les sommes remboursées au-delà de cette limite dans l’assiette des cotisations.
Quels sont les risques d’une mauvaise gestion de ses notes de frais ?
L’Administration fiscale surveille de près les remboursements de notes de frais et ses derniers font souvent l’objet de redressement. Pour éviter les situations de frais non justifiés, trop élevés ou mal remboursés, il est important de pouvoir les tracer et de stocker tous les mouvements. Pour que cela ne représente pas une perte de temps trop importante, il est capital de rationaliser la gestion de ses notes de frais dans une solution logicielle dédiée, afin de pouvoir facilement les justifier en cas de contrôle.
Au-delà du coté sécuritaire et légal, un outil de gestion des notes de frais représente, certes, une dépense, mais permet d’autre part, de gagner du temps et de l’argent lié à la gestion de ces mêmes frais. Sans logiciel dédié, le cout de traitement des notes de frais a un cout élevé, on estime à 53 € en moyenne le cout de gestion d’une seule note de frais… Le temps que le chargé ou le responsable administratif passe à la ressaisie des notes de frais est autant de temps qui pourrait être consacré à des missions à plus haute valeur ajoutée. Sans compter les risques d’erreur de ressaisie, les pertes, le stockage physique dans des classeurs, ou encore les éventuels dépassements de budget. De plus, les collaborateurs eux-mêmes perdent du temps à garder tous les justificatifs et les transmettre au service comptabilité et une gestion ralentie ou archaïque des remboursements les oblige des avances d’argent parfois très importantes. Sans outil dédié, il est très difficile pour une entreprise de gérer de manière optimale ses frais : combien doit-on rembourser ce mois-ci ? Y a-t-il eu des abus ? A-t-on bien récupéré tous les justificatifs ?
Le saviez-vous ? En moyenne, le traitement, sans outil dédié, d’une seule note de frais prend en 20 minutes, et coûte 53 € à l’entreprise.
Comment faire pour mieux gérer ses notes de frais?
Gagnez en temps et en fiabilité !
Il est important que la saisie de ses notes de frais ne représente pas une peine pour les collaborateurs, qui ont souvent peu de temps à consacrer à ce type de processus administratifs. La solution Zéphir propose un module de saisie des frais ludique et simple sur laquelle la saisie se fait très aisément et surtout très rapidement. Par exemple, les frais kilométriques sont calculés automatiquement dans Zéphir, ce qui représente un gain de temps très important. Les salariés peuvent y ajouter leurs justificatifs afin d’être certains que les frais soient justifiés (il faudra par la suite remettre les originaux au service administratif). Par ailleurs, pour les postes nomades comme les commerciaux, Zéphir est accessible sur mobile.
Zéphir est aussi pensé pour faciliter le quotidien des managers et de la direction avec des alertes en cas de frais à valider pour des salariés afin qu’aucun oubli ne puisse se produire. On trouve aussi la possibilité d’imposer une demande d’engament pour les frais supérieurs à un certain montant. Vous évitez ainsi les mauvaises surprises et les frais trop importants. Les périodes de saisies sont gérées sur l’outil, vous pouvez les clôturer quand elles sont terminées ou encore reporter un frais qui n’aurait pas encore de justificatif afin de ne pas être bloqué dans le remboursement. Sans oublier une partie suivie très intéressante qui vous donne un reporting, par montant, par nature de frais, par client ou encore par salarié.
Le saviez-vous ? Les frais de bouche représentent 25 % du montant des notes de frais des entreprises !
Commencez l’année du bon pied en rationalisant vos processus de gestion des notes de frais !
Pour en savoir plus : http://www.zephir-is.com/offre/gestion-frais
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