Pourquoi faut-il dématérialiser sa gestion des temps et des activités ?

Dématérialiser sa gestion des temps et des activités consiste à investir dans un logiciel permettant aux collaborateurs de saisir les activités sur lesquelles ils travaillent au quotidien. Pour les fonctions support, cela entraine un certain nombre d’actions comme la validation, la vérification, l’analyse ou encore la facturation de ces activités et de ces temps de travail.

Opter pour un logiciel de saisie des temps présente de nombreux avantages que ce soit pour les salariés, les managers, les responsables des ressources humaines et la direction des entreprises. Mais la dématérialisation des activités et des temps peut soulever également des craintes de la part des différents acteurs de l’entreprise. Zéphir fait le point !

La dématérialisation de la gestion des temps et des activités peut soulever des craintes …

COTE SALARIES

– Le sentiment de « flicage » : il est important d’expliquer qu’une solution de gestion des temps n’a pas pour objectif de surveiller les faits et gestes de chacun, mais plutôt de permettre de mieux gérer les activités des collaborateurs.

– Difficulté d’utilisation de l’outil : il est conseillé de choisir un logiciel ergonomique et intuitif qui sera rapidement pris en main par vos salariés. Cela entrainera une adoption rapide de la part de tous. Certains éditeurs proposent des formations très utiles accompagnées de documentation, il ne faut donc pas négliger le service que propose l’éditeur du logiciel.

– Méfiance sur la fiabilité de l’outil : là aussi, cette crainte s’atténue si vous optez pour un outil performant, fiable et sécurisé.

COTE DRH

– Conflit social / peur du changement des salariés : il faut faire adhérer les salariés au nouvel outil de saisie des temps afin que cela n’entraine aucune crainte de la part des équipes. Cela peut passer par des formations ou des ateliers permettant une bonne conduite du changement.

– Fraude : il arrive que les équipes RH s’inquiètent de fraude de badgeage de la part des salariés ou bien de manque de franchise lors de la saisie d’activité déclarative. Ces situations restent néanmoins extrêmement rares et il est indispensable de partir du principe que les collaborateurs sont de bonne foi quant à la déclaration de leurs temps de travail.

Opter pour un logiciel de gestion des temps représente avant tout un grand nombre d’avantages pour les différents collaborateurs de l’entreprise

COTE SALARIES

Bénéficier d’un outil de saisie des temps permet de nombreux bénéfices pour les salariés :

– Un accès en ligne à la saisie des temps : opter pour un outil en ligne permet d’éliminer les cahiers, les classeurs et autres moyens obsolètes de gestion. Par ailleurs, si vous choisissez un logiciel cloud, les salariés pourront saisir leur temps depuis n’importe quel endroit, n’importe quel support et à tout moment, vous leur proposez donc plus de flexibilité dans leur saisie des temps, notamment s’ils sont souvent en déplacement.

– Transparence, fiabilité des données : cela permet d’éviter les erreurs de ressaisie de ses activités

– Accès à l’information en temps réel : grâce à l’outil de saisie des temps, les collaborateurs ont accès au planning d’équipe afin de mieux pouvoir organiser leur emploi du temps et leurs projets. Qui travaille sur quel sujet ? Qui est présent ou absent ?

– Equité : si toutes les équipes saisissent leurs activités, la hiérarchie aura accès de manière équitable aux temps des salariés. Cela rassure donc les collaborateurs sur le fait que chacun déclare ses temps de la même manière et qu’aucun favoritisme n’est fait.

COTE RESPONSABLES D’EQUIPES

Pour les responsables d’équipes, la dématérialisation de la saisie des temps permet de responsabiliser les équipes avec le bon outil, de mieux gérer les plannings équipes, d’avoir une visibilité sur les activités de chacun et de gérer le planning des absences. Par exemple, en période de grande activité, il faut savoir qui est disponible ou qui est déjà occupé sur un projet. De plus, les managers, en laissant les salariés saisir eux même leurs temps, se déchargent de cette tache chronophage et évitent les erreurs de ressaisie. Certains outils, comme Zéphir, permettent d’aller encore plus loin dans l’exploitation de la saisie des temps en proposant des tableaux de bords ou encore le suivi de la rentabilité de chaque projet.

COTE DRH

Les responsables RH s’appuient sur le logiciel de saisie des temps afin de fiabiliser et pérenniser les processus. Ils peuvent superviser sans « traquer » les collaborateurs. Un outil de gestion des temps leur permet de se dégager du temps et de se recentrer sur leur métier et sur des taches à plus forte valeur ajoutée. Les ressources humaines bénéficient aussi d’un suivi et d’un historique des temps des collaborateurs. Par ailleurs, cela fait gagner du temps et de l’argent aux services RH.

COTE DIRECTION GENERALE

Il faut savoir qu’un outil de gestion représente un gain de 3 équivalents temps plein en moyenne. La direction, en plus de faire des économies, bénéficiera d’un outil commun et pourra donc accéder à un contrôle de gestion très précis sur les activités de son entreprise. Visualiser les temps passés par les collaborateurs sur telle ou telle activité ou tel ou tel client, représente une vraie aide à la décision.
Quel futur pour la dématérialisation de la gestion des temps ?

Les lois font évoluer les obligations et les droits des entreprises notamment par rapport à la façon de gérer les temps de travail. Ainsi, le Compte Personnel d’Activités, la loi travail ou encore le compte prévention pénibilité sont des lois qui ont déjà influencé la manière dont sont gérées les activités des collaborateurs.

D’ici 2025, 75 % des travailleurs appartiendront à la génération Y et Z. Cela impliquera donc une évolution des manières de fonctionner en entreprise notamment en termes de flexibilité et d’équilibre entre vie privée / vie professionnelle. Le télétravail ne cessera de prendre de l’importance au sein des structures et le travail collaboratif sera incontournable. Pensez donc à opter pour un outil évolutif !